10. 거인의 시간

세계 최고 리더들의 7가지 초생산적 습관 거인의 시간_지은이 어맨사 임버 20240214 p461
조직심리학자이자 행동과학 컨설팅 회사 인베티움의 설립자. 구글, 애플, 레고 등 세계유수의 기업에 일하는 방식에 관한 컨설팅을 제공하는 최고의 시간 관리 전문가. 
당신의 시간은 세계적으로 성공한 이들과 같은 시간을 보내고 있다. 다만 그 시간을 어떻게 활용하는지, 어떻게 쓰여가는지에 따라 다를 뿐이다. 그러면 시간관리를 어떻게 해야할지... 여기에서 해답을 찾을 수 있다. 
 

1. 우선순위: 무엇이 더 중요한지 파악하라. 

목표 설정 대신 시스템을 세워라. 

꼭 이루고 싶은 중요한 일 한 가지를 떠올려라. 그리고 마지막 순간까지 지속할 수 있는 당신만의 시스템을 만들어보자. 가장 이상적인 방법은 매일 반복하는 것이다. 규칙적인 루틴을 만들어 실천하자. 그리고 중간 중간에 점검을 통한 시간을 갖자. 
성공한 기버인 이기적 이타주의자가 되기 위해 먼저 자신이 도울 사람들을 정해놓고 그 대상의 순서를 정해놓는다. 가족, 친구, 동료 등. 모든 사람들에게 도움을 줄 수는 있지만 정작 자신은 누가 도울 것인가? 나 자신이다. 
나에게 남다른 영감을 주고 시야를 넓혀줄 수 있는 사람을 찾아보자. 나와 다른 생각을 하는 사람들과 어울리며 인지적 다양성을 추구하는 것이 좋다. 여러 유형의 조언을 얻을 수 있도록 서로 다른 경험과 전문성을 가진 사람들을 모아보자. 
 

중요한 결정에 필요한 4F 의사 결정법

첫째, Flame the Question, 제대로 질문하기. 서로 다른 구체적인 선택지 사이에서 절충점을 찾는 방식으로 질문해야 한다. 
둘째, Fact Finding 사실 확인하기. 결정을 내리려면 관련 자료와 정보가 있어야 한다.
셋째, Final Decision, 최종 선택하기. 과잉 정보 분석 능력이 마비되는 덫에 빠지지 않고 결정마저 못 내리는 상황에 처하지 않기 위해 최종 결정을 내릴 일정을 미리 정해 둔다. 
넷째, Follow Up, 후속 조치하기. 최종 결정을 뒤돌아보는 시간을 가지면 문제를 발견했을 때 기존 결정만 믿고 아무 조치도 취하지 않는 것이 아니라 방향을 수정할 수 있어 나쁜 점을 제거할 수 있도록 도와준다. 
 

더나은 결정으로 이끄는 네가지 질문

나의 핵심가치를 찾자. 만족스럽고 행복한 삶을 영위할 수 있게.
핵심가치를 찾았다면 의사결정을 돕는 질문 형태를 만들어 보자. 행복하게 사는 것이 당신의 핵심가치라면 '어떤 선택이 나를 더 행복하게 할까'를 자신에게 물어본다. 
그리고 과정을 즐길 수 있는지 꼭 물어보자. 만약 과정을 즐겼다면 설사 목표를 달성 못해도 실망감은 훨씬 덜할 것이다. 
 

후회 없는 결정을 내리는 법

눈앞의 상대방을 기쁘게 하려고 성급히 부탁을 수락해 버리면 약속을 지키기 위해 하기 싫은 일을 억지로 하게 될 수 있다. 
먼 미래에 계획된 일을 부탁받았다면 내 자신에게 "만약 이 일을 다음 주 화요일에 해야 한다면 어떤 기분이 들 것 같아?"라고 질문해 본다. 도저히 못 할 것 같다면 거절한다. 힘들겠지만, 장기적으로 본다면 그 부탁을 수락해서 오랜 시간 겪게 될 고통과 원망의 감정을 피할 수 있다. 
 

회의를 고르는 법

내 업무에 꼭 필요한 회의인가?(중요한 결정을 내리는 회의인가? 문제 해결에 도움이 되는가? 책이나 자료에서 얻을 수 없던 정보를 배우는가?)
이 회의에 참석하면 내가 바라는 직장 생활에 한 발 더 가까워지는가? 커리어, 업무 능력 향상 측면에서 유익한 회의인가?
이 회의에 참석하면 즐거움(보람)을 느끼는가? 이 중에 없다면.... 비참석 혹은 우선순위를 정한다. 시간을 효율적으로 사용하려면..
 

금요일 오후를 잘 활용하는 법

금요일 오후마다 20분씩. 사람들이 일에 집중하지 못하는 오후 3~4시 사이에. 나자신과 회의를 갖는다. 
"일, 인간관계, 나"를 적고 "일"항목에는 회사 업무와 관련된 일을 적고, "인간관계" 항목에는 인생에서 중요한 사람들과 관련된 일, "나" 항목에는 나를 돌보는 것과 관련된 일을 적는다. 
항목마다 다음 주에 이루고 싶은 중요한 일을 최소 한 가지 이상 적는다. 

구분	나	인간관계	일
이번주	헬스장가기, 책1권읽기 완료	금융계 친구한테 동향묻기	프로젝트 완료
다음주	수영장가기, 책2권 일기 예정	석학과의 시간갖기	신고 업무 하기

매일 저녁에 하루를 마무리할 때 몇 분만 시간을 내서 주간 우선순위 목록을 검토한다. 

2. 구조화: 생산적인 하루를 만들어라

스위치 로그 기법

업무를 전환할 때마다 기록을 남긴다. 새로운 작업을 시작하면 사용하는 프로그램에 'TS: 작업 이름'을 기록한다. 다른 작업으로 전환할 때나 휴식을 취할 때도 이 과정을 반복한다. 일주일을 마무리할 때 한 주간의 데이터를 모아 분석한다. 이때 시간을 들여 처리한 업무와 내가 중요하게 여기는 우선순위 업무가 일치하는지 비교한다. 만약 일치하지 않으면 자신의 행동 중에서 무엇을 바꾸면 좋을지 생각해 본다. 
 

캘린더에서 불싯 업무를 없애기

캘린더 검토 일정을 따로 세워보자. 가급적 매일 하는 것이 좋다. 캘린더에 입력된 모든ㅁ 회의와 행사, 고정 활동을 보면서 '내 목표를 달성할 수 있도록 도와주는 일'인지 생각해 본다. 만약 대답이 '아니요'라면 불싯 업무일 가능성이 크므로 캘린더에서 삭제한다.
 

나만의 캘린더 만들기 

구글 캘린더에서 나만의 캘린더를 따로 만들고 당신이 상상했던 활동을 이곳에 입력한다. 이 캘린더는 당신만 볼 수 있다. 이렇게 내가 만든 일정에 따라 하루를 주도적으로 계획해 보자. 
 

휴식시간을 별도의 일정으로 계획하기

점심시간도 캘린더에 일정으로 등록한다. 시간은 최소 30분으로 잡는다. 회의 일정 사이사이마다 5~10분간의 짧은 휴식 시간도 적어둔다. 휴식 시간을 일정으로 잡아두면 언제 쉴지 정하느라 본인과 씨름하면서 에너지를 낭비하지 않아도 된다. 
 

일정에 빈틈을 만들기

일정을 빈틈없이 계획하면 자신이 생산성 높은 하루를 보내는 것 같은 기분이 든다. 하지만 이 가짜 기분에 속아서는 안 된다. 오히려 아무것도 하지 않는 시간을 일정에 일부러 집어넣어야 한다. 그래야 회의나 업무가 계획한 시간보다 길어지거나 갑자기 예상치 못한 일이 발생해 처리해야 할 때 '버퍼 시간'을 활용할 수 있다. 이를 창의적이고 우연한 일이 일어날 수 있는 시간으로 이용해도 좋다. 

3. 효율화: 더 빠르고 스마트하게 일하라

티타임 대신 전화 통화로 도와주기

커피 한 잔을 마시면서 대화할 시간을 내달라는 요청을 받는다면 먼저 그 요청을 진심으로 수락하고 싶은지 생각해 본다. 그 사람을 정말 돕고 싶거나 만나고 싶다면 직접 만나는 대신 전화 통화 약속을 잡는다. 출퇴근 시간이나 산책 시간처럼 일하지 않는 시간을 이용해 통화한다. 
 

불필요한 회의는 전부 삭제하기

캘린더에 입력된 모든 회의를 삭제하면서 회의 주최자에게 다음의 세가지 선택지 중 하나를 골라 회신해 달라고 요청한다. 
1. 당신이 꼭 참석해야 하는 회의다. 이 회의의 목적과 당신에게 기대하는 역할을 명확하게 적어 다시 초대하겠다. 
2. 당신이 꼭 참석하지 않아도 되는 회의다. 당신 대신 다른 사람을 회의에 보내도록 하라. 
3. 당신이 더는 참석하지 않아도 되는 회의다. 더나아가 지속할 필요가 없는 회의이므로 삭제해도 된다. 
 

회의 참석을 거절할 수 있도록 하기 

회의 일정을 정하고 사람들을 초대하기 전에 '정말 이 사람들이 전부 필요한지' 생각해 본다. 그리고 당신이 초대한 사람들이 회의 참석 여부를 결정할 수 있도록 한다. 이 회의에 자신이 기여할 부분이 없다고 판단하거나, 이 회의가 자신의 목표 달성에 별로 도움 되지 않는다고 생각한다면 회의 참석을 거절할 수 있도록 한다. 
 

세 개의 폴더로 이메일 관리하기 

받은 편지함에 새로운 하위 폴더 세 개를 만든다. 첫 번째, '할 일' , 두 번째에는 '대기 중인 할 일', 세 번째에는 '읽을 거리'라고 이름 붙인다. 오전에 받은 편지함을 처음 열었을 때 밤새 도착한 새 메일들을 세 개의 폴더에 분류하는 작업을 한다. 
하루 중 가장 컨디션이 좋은 시간에는 '할 일' 폴더에 보관한 이메일을 처리한다. 컨디션이 저하되는 시간에는 '읽을 거리' 폴더를 확인한다. '대기 중인 할 일' 폴더는 하루에 한두 번 열어보고 급하게 처리해야 할 일이 있는지 확인한다.
 

작은 변화로 더 나은 습관 만들기

바꾸고 싶은 행동을 한 가지 생각해 본다. 더 많이 하고 싶은 일이라면 주변 환경에서 그 행동을 좀 더 쉽게 하려면 무엇을 바꿀 수 있는지 생각해 보자. 더 적게 하고 싶은 일이라면 주변 환경에서 그 행동을 좀 더 어렵게 하려면 무엇을 바꿀 수 있는지 생각해 보자. 
 

자유회상 기법으로 오래 기억하기

기사 한 편이나 책 한 권을 읽었다면 다 읽은 후 기억나는 내용을 전부 종이에 적어본다. 그런 다음 다시 책이나 기사를 보면서 빠진 내용이 있는지 확인한다. 기존에 요약한 종이에 빠진 정보를 채워도 좋고 새로 요약해도 좋다. 두 번째로 요약할 때는 상세한 내용까지 기억날 것이다. 
 

키보드 단축키 익히기

컴퓨터를 사용할 때 자신이 얼마나 마우스에 많이 의존하는지 주의 깊게 살펴본다. 마우스를 주로 사용하는 작업을 목록으로 작성해 보고 각 작업에 해당하는 단축키를 찾아본다. 그런 다음 2주 동안 매일 한 개씩 새로운 단축키를 익혀본다. 
 

4. 집중: 원하는 것에 몰입하라

휴대폰을 케이세이프에 넣어두기
휴대폰에 고무줄을 가로 세로로 두개 묶기
휴대폰은 가방 속에 넣어두기
휴대폰에 방해 요소 없는 앱들을 지우기 
휴대폰을 사용하는 시간 룰을 만들기
 

장소 기반 리추얼 만들기

자신이 하는 일을 주요 범주별로 나눠서 떠올려보고, 이 일을 특정 장소에서 수행하는 리추얼과 연결 지어 보자. 업무 유형별로 몰입하기에 좋은 최적의 환경이 어느 곳일지 생각해 보고 그 장소에서 수행하기에 알맞은 리추얼을 만들어본다. 이 리추얼을 몇 주간 실천하고 나면 전보다 업무에 훨씬 더 수월하고 빠르게 몰입할 수 있게 된다. 뇌가 장소 기반의 신호와 당신이 하는 일을 연관 지어 생각하기 때문이다. 
 

일을 미루는 이유를 다른 시각으로 바라보기

자신이 어떤 일을 미루고 있다면 스스로 게으른 사람이라고 자책하지 말자. 그 대신 평소와 다르게 일을 미루는 자신을 용서해 주자. 그런 다음 자신이 회피하고 있는 일에 대해 어떤 감정을 느끼고 있는지 곰곰이 생각해 본다. 어쩌면 그 일이 지루해서 자꾸 미루고 있는 걸지도 모른다. 이렇게 부정적인 감정을 알아차리고 이를 다루는 법을 터득하면 더는 일을 미루지 않을 수 있다. 그 일을 할 때 부정적인 감정을 경험하는 이유를 파악했다면 이제 그 일을 어떻게 긍정적인 경험으로 바꿀 수 있을지 생각해 본다. 미루는 일을 습관화하는 것도 부정적인 감정에서 벗어나는 좋은 방법이다. 
 

5. 성찰: 내면을 들여다보라

인생을 정기 점검하기

일 변에 두번, 인생을 정기 점검하는 날을 정해서 일정에 등록한다. 인생 정기 점검일이 다가왔다면 '현재 내 일에 만족하는지', '정체기에 접어든 것은 아닌지', '지금 하는 일에서 활력을 얻는지', '내가 성장할 수 있는 기업 문화가 현재 직장에 마련되어 있는지'를 스스로 질문해 본다. 이 질문들에 대한 대답을 읽어보면서, 현재 상황을 개선하기 위한 처방을 스스로 내린다.
 

자신의 죽음을 기억하기

언젠가 죽는다는 사실을 기억하면서 자기 성찰의 시간을 주기적으로 보낸다. 이 시간에는 그 동안 자신이 현재에 충실한 삶을 살았는지, 주어진 시간을 낭비하지 않고 잘 보냈는지 되돌아보고 반성한다. 
 

6. 연결: 더 나은 관계를 만들어라

한 쪽짜리 나 사용 설명서 만들기

1. 나의 장점은 무엇인가? 내 장점이 발휘되려면 다른 사람이 어떻게 도와야 할까?
2. 나의 단점은 무엇인가? 어떤 상황에서 내 단점이 나타나는가?
3. 내가 가장 선호하는 의사소통 방식은 무엇인가?
4. 나를 가장 화나게 하는 것은 무엇인가?
5. 사람들이 나에 대해 오해하는 것이 있다면 무엇인가?
 
흥미로운 대화 소재... 미리 준비하기..이메일을 재치 있게 쓰기,.. 깜짝선물주기... 등등
 

7. 에너지: 당신의 불꽃을 유지하라

포스트잇에 목표 적기

매일 당신을 일하게 만드는 주요 동기가 무엇인지 생각해 보자. 자신이 일하는 이유나 목표를 짧은 문장이나 문구로 표현하자. 종이나 포스트잇에 적어 매일 볼 수 있도록 일하는 공간에 붙여 놓는다. 
 

삶의 만족도에 영향을 미치는 요인 기록하기

목록에 작성한 항목들을 관통하는 공통 주제가 무엇인지 생각해 보고, 이 중에서 자기 삶의 만족도에 영향을 미치는 요인을 몇가지 고른 다음 우선순위를 매겨보자. 그리고 이 요인에 관한 활동을 실천하면서 기록한다. 마지막으로 주간 또는 월간 단위로 실천 여부를 점검하며 이 활동을 다른 활동보다 우선시했는지 확인하는 시간을 보낸다. 
 

긍정적인 감정을 이용해 습관으로 만들기

새로운 습관으로 만들고 싶은 행동이 있는지 생각해 본다. 이 행동을 최소한의 단위로 잘게 쪼개고 나눈다. 새로 만든 습관을 '잠자리에 들기' 같이 현재 매일 하는 일과 연결한다. 마지막으로 이 행동을 완수할 때마다 스스로 축하해 준다. 새로운 행동을 긍정적인 감정과 연결하면 나도 모르게 자동으로 그 행동을 하게 될 것이다. 
 

나만의 거절 기준 만들기

하고 싶지 않거나 당신의 에너지를 빼앗는 부탁을 받았을 때 이를 거절하는 나만의 기준을 만든다. 이때 모든 문장의 어미를 '하지 않는다'로 통일한다. 내가 세운 기준에 어긋나는 부탁을 받았다면 '저는 ~을 하지 않습니다.'라고 말하며 상대방에게 거절 의사를 전한다. 
 

하지 않을 일 목록 만들기

한 달에 한 번 혼자 생각하는 시간을 보낸다. 나만의 시간을 보낼 날짜를 정해서 캘린더에 '하지 않을 일 목록 작성 시간'이라고 입력한다. 지난 한 달을 되돌아보며 무엇이 당신의 에너지를 가장 많이 빼앗고 의욕을 꺽었는지 생각해 본다. 이를 토대로 다음 달에 하지 않을 일 목록을 작성해 본다. 다 작성했다면 책상 위 눈에 띄는 위치에 올려놓고 평소에 자주 보면서 잊지 않도록 한다.  
 
경험을 현명하게 사용한다면 어떤 일도 시간 낭비는 아니다._오퀴스트 로댕 Auguste Rodin